Leren vliegen

In deze column deelt Jolanda Deutz, een van de mensen bij Zorggroep Eerste Lijn, hoe zij de transitie naar organiseren op basis van vertrouwen ervaart.

Dit is voor mij vertrouwen:

Als de adelaar haar jong krijgt en ze groot genoeg is, dan werpt ze haar jong letterlijk het nest uit. Het jong tuimelt naar beneden, maar moeder geeft haar jong ruimte om te vliegen. En moeder vangt haar jong weer op als het dreigt te crashen.

Organiseren op basis van vertrouwen klinkt mooi, maar het werkelijk handen en voeten geven is een tweede. Binnen de Zorggroep Eerste Lijn (ZEL), waar ik werkzaam ben, proberen we dit concept al lerende wijs gestalte te geven. Zo hebben we de functiebenamingen laten vervallen (ik was management assistente) en heeft iedereen een bepaalde rol binnen een of enkele teams of projecten.

Een project uit de praktijk

Bij de ZEL stonden we in de zomer 2011 voor de keuze van een verhuizing. We moesten wat groter gaan ‘wonen’. Bijkomend voordeel was dat we daarbij naar een passende locatie konden zoeken, waar het nieuwe organisatieconcept ook tot zijn recht zou komen in de huisvesting. Mij werd gevraagd projectleider te zijn van dit verhuisproject. De eerste stap was het samenstellen van een projectgroep. Een beoogde locatie was snel voorhanden, de officiële keuze voor de betreffende locatie duurde langer. Ondanks dat het besluit nog niet genomen was, zijn we in september 2011 toch gestart met het maken van een concept projectplan en planning.

Aan alle medewerkers heb ik gevraagd wie van toegevoegde waarde zou kunnen zijn bij de uitvoering van het project. De projectgroep bestond uiteindelijk uit vijf personen. Gezamenlijk hebben we ons gebogen over het project en heeft een ieder een rol gekregen die bij hem paste. Er waren slechts vier gezamenlijke overlegmomenten, naast vele 1-op-1-momenten met de diverse projectleden en andere partijen. Hierin werd naast het nemen van besluiten ook feedback gegeven. Dit hield de snelheid erin en zo werd het proces op een natuurlijke wijze bewaakt.

Smaken verschillen

In overleg met een architect hebben we handen en voeten aan de lounge gegeven. Hier werd ook wel duidelijk dat smaken verschillen. In dit proces is het juist belangrijk om dan te luisteren en sommige mensen gewoon iets meer aandacht te geven en erbij te betrekken. Al met al duurde het even voordat de onderhandelingen over de locatie rond waren. Maar omdat er al zoveel voorwerk had plaats gevonden, kon alles binnen een paar weken worden gerealiseerd. De verhuisdag zelf was dan ook een feestje op zich, waarbij iedereen zijn/haar medewerking wilde verlenen.

De verhuizing is prima verlopen, de projectgroep heeft geheel zelfstandig het project uitgevoerd. Alleen rondom de financiën is er soms goedkeuring van de directie gevraagd, maar die ging eigenlijk altijd akkoord. Tijdens dit project heb ik de volledige vrijheid en verantwoordelijkheid gekregen om het vorm te geven zoals ik voor ogen had. Het krijgen van het vertrouwen en de verantwoordelijkheid hebben mij de vrijheid en de ruimte gegeven om boven mezelf uit te stijgen. Als er mensen zijn die je aanmoedigen en mogelijkheden bieden om in je kracht je rol te pakken, is het zo vanzelfsprekend om je verantwoordelijkheden te nemen. Bovendien maakt het je bijzonder creatief. Het werken in een team waarbij een ieder ingezet wordt in zijn of haar kracht werkt fantastisch.

Wederzijds respect

Het begeleiden van dit proces was heel mooi. Door het vertrouwen dat we als team kregen, pakte iedereen zijn of haar verantwoordelijkheden goed en met enthousiasme op. Soms is het bijsturen en slikken, maar dan is dat weer een leermoment voor zowel de zender als de ontvanger. In teamverband streven wij naar een zo optimaal mogelijk resultaat met de voorhanden zijnde middelen, waarbij er niet wordt ingeboet op wederzijds respect. Het werken in teams kent ook wel moeilijke kanten, want iedereen is anders. Je zult dit moeten aanvaarden en als wij daarvoor respect hebben en begrip tonen, dan komen wij al heel ver met elkaar. Het werken op basis van vertrouwen geeft een zelfstandig gevoel van werken gepaard met een enorme betrokkenheid en gedrevenheid. Soms over de eigen grenzen, maar dat is een zelftraining om dit binnen de perken te houden.

Al met al ben ik lerende en heb ik veel meer vrijmoedigheid om zelf een weldoordachte beslissing te nemen, gesterkt door de coach die in je gelooft. Als het ware wordt de ZEL op deze manier meer en meer een zelfsturend mechanisme of liever gezegd een zelfsturend organisme. We hebben de mens voor ogen waarbij we als doel hebben om gezamenlijk de bedrijfsdoelstellingen te behalen.

Kortom: ik ben er zo enthousiast over dat ik mijn mond niet kan houden om hierover te spreken, maar nog meer om het voor te leven!

Jolanda Deutz, Zorggroep Eerste Lijn